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Gerenciar contas de fornecedores

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aplicativo de Compra permite que você gerencie seus pedidos de compra, produtos/serviços recebidos e contas de parceiros, tudo perfeitamente em um só lugar.

Se você deseja configurar um processo de controle de fatura do parceiro, a primeira coisa que você precisa fazer é ter os dados de compra no Oves. Saber o que foi comprado e recebido é o primeiro passo para entender seus processos de gerenciamento de compras.

Aqui está o fluxo de trabalho padrão no Oves:

  1. Você começa com uma solicitação de cotação (RFQ) para enviar a seu (s) parceiro (es).
  2. Assim que o parceiro aceitar o RFQ, confirme o RFQ em um pedido de compra (PO) .
  3. A confirmação do pedido de compra gera uma Remessa de Entrada se você comprou algum produto/serviço estocável.
  4. Ao receber uma fatura do parceiro, valide a fatura com os produtos/serviços recebidos na etapa anterior para garantir a precisão.

Esse processo pode ser feito por três pessoas diferentes dentro da igreja, ou apenas uma.

No aplicativo Apps , procure o módulo Compra e instale-o. Devido a certas dependências, a instalação do Purchase instalará automaticamente os aplicativos de inventário e contabilidade .

Criar produtos/serviços no Oves é essencial para uma compra rápida e eficiente. Basta navegar até o módulo financeiro - Fornecedores - Produtos ou Serviços

Ao criar o produto/serviço, preste atenção ao campo Tipo de Produto/Serviço pois é importante:

  • Os produtos definidos como Armazenáveis ​​ou Consumíveis permitirão que você acompanhe seus níveis de estoque. Essas opções implicam em gerenciamento de estoque e permitirão o recebimento desses tipos de produtos.
  • Por outro lado, os produtos configurados como Serviço ou Produto não implicarão gerenciamento de estoque, simplesmente pelo fato de não haver estoque para gerenciar. Você não poderá receber produtos com nenhuma dessas designações.

Dica

É recomendável criar um produto Diversos para todas as compras que ocorrem com pouca frequência e não exigem avaliação ou gerenciamento de estoque. Se você criar tal produto, é recomendável definir o tipo de produto como Serviço .

No aplicativo de compra, você pode criar um pedido de compra com quantos produtos/serviços você precisar. Se o parceiro enviar a você uma confirmação ou cotação de um pedido, você poderá registrar o número de referência do pedido no campo Referência do fornecedor . Isso permitirá que você combine facilmente o pedido de compra com a fatura do parceiro posteriormente (já que a fatura do parceiro provavelmente incluirá sua referência)

Valide o pedido de compra e receba os produtos/serviços do aplicativo Inventário.


Se você comprou algum produto estocável do qual gerencia o estoque, precisará receber os produtos do aplicativo de estoque depois de confirmar um pedido de compra. No painel de inventário , você deve ver um botão que o vincula diretamente à transferência de produtos. Este botão está destacado em azul abaixo:

Navegar por essa rota o levará a uma lista de todos os pedidos aguardando para serem recebidos.


Se você tem muitos pedidos aguardando, aplique um filtro usando a barra de pesquisa no canto superior direito. Com esta barra de pesquisa, você pode filtrar com base no parceiro, no produto ou no documento de origem (também conhecido como a referência do seu pedido de compra). Você também pode agrupar os pedidos por critérios diferentes em Agrupar por . A seleção de um item desta lista abrirá a tela a seguir, onde você receberá os produtos.


A compra de produtos de serviço não aciona um pedido de entrega.

A primeira coisa que você precisa fazer ao criar uma fatura do parceiro é selecioná-lo, já que isso também exibirá quaisquer informações de contabilidade ou lista de preços associadas. A partir daí, você pode escolher especificar um ou vários pedidos de compra para preencher a fatura do parceiro. Quando você seleciona um pedido de compra na lista, Oves puxa todos os produtos não faturados associados a esse pedido de compra e preenche automaticamente as informações abaixo. Se estiver tendo dificuldade em encontrar a fatura do parceiro apropriada, você pode pesquisar na lista inserindo o número de referência dele ou o número do seu pedido de compra interno.

Enquanto a fatura está em estado de rascunho, você pode fazer as modificações necessárias (ou seja, remover ou adicionar linhas de produtos, modificar quantidades e alterar preços).

Nota

Seu parceiro pode enviar várias faturas para o mesmo pedido de compra se:

  1. Seu parceiro está com pedidos pendentes e está lhe enviando faturas à medida que envia os produtos.
  2. Seu parceiro está enviando uma fatura parcial ou solicitando um depósito.

Cada vez que você registra uma nova fatura de parceiro, Oves preencherá automaticamente as quantidades de produtos com base no que foi recebido. Se este valor estiver mostrando um zero, significa que você ainda não recebeu este produto e serve apenas como um lembrete de que o produto não está em mãos e você pode precisar fazer mais perguntas sobre isso. A qualquer momento, antes de validar a fatura do parceiro, você pode substituir essa quantidade zero.

Se a fatura que você recebe do parceiro tem quantidades que não correspondem às quantidades preenchidas automaticamente pelo Oves, isso pode ser devido a vários motivos:

  • O parceiro está cobrando incorretamente por produtos e / ou serviços que você não solicitou.
  • O parceiro está cobrando por produtos que você pode não ter recebido ainda, pois o controle de faturamento pode ser baseado em quantidades pedidas ou recebidas.
  • O parceiro não lhe cobrou por produtos adquiridos anteriormente.

Nesses casos, é recomendável que você verifique se a fatura e qualquer pedido de compra associado ao parceiro são precisos e se você entende o que pediu e o que já recebeu.

Se você não conseguir encontrar um pedido de compra relacionado a uma fatura do parceiro, isso pode ser devido a alguns motivos:

  • O parceiro já lhe faturou este pedido de compra; portanto, não aparecerá em nenhum lugar da seleção.
  • Alguém na igreja se esqueceu de registrar um pedido de compra para este parceiro.
  • O parceiro está cobrando por algo que você não pediu.

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